Rechtsgeldige digitale handtekening (signing service)

Signing Service

Met IntraOffice Signing Service kunt u via uw smartphone, tablet of PC rechtsgeldig documenten ondertekenen met een wettelijk erkende digitale handtekening. De papieren variant is daarmee niet meer nodig, waardoor u 100% papiervrij kunt communiceren met uw klanten! Ons ondertekenportaal is HTML-5 gebaseerd, wat wil zeggen dat deze wordt ondersteund door vrijwel alle browsers, waardoor het onderteken van digitale documenten heel eenvoudig werkt en toegankelijk is voor iedereen.

afbeelding1

De digitale handtekening is wettelijk erkent en ook de Belastingdienst volstaat met het op deze wijze afhandelen van documenten. Waar voorheen nog altijd een handgeschreven handtekening vereist was is dit nu niet meer nodig! Onze handtekeningen worden geplaatst met behulp van een erkend ‘PKI overheid’-certificaat.

Integratie met uw backoffice applicatie

IntraOffice Signing Service werkt naadloos samen met uw bestaande backoffice-applicatie. Uw documenten worden ongewijzigd aangemaakt vanuit uw eigen backoffice omgeving, waarna deze worden  aangeboden aan IntraOffice voor de verdere afhandeling. De beoogde ondertekenaar ontvangt per e-mail een uitnodiging om het document te lezen en bij akkoord te ondertekenen. Middels een link in de e-mail wordt het document getoond in de browser (of dit nu een PC, tablet of smartphone betreft, maakt niet uit). Bij akkoord klikt de ondertekenaar op de knop ‘ondertekenen’ en wordt een SMS met TAN- code naar de mobiele device gestuurd om de ondertekening definitief te maken. Na invoering van de code wordt de ondertekening definitief gemaakt. Geheel automatisch wordt desgewenst in hetzelfde document ook de bedrijfshandtekening bijgeplaatst. Het document is nu voorzien van alle  handtekeningen en het proces kan worden gecontinueerd en het document worden gearchiveerd.

IntraOffice Archief

Met IntraOffice Archief beheert u alle digitale documenten die u uitwisselt met uw klanten, van aanbieden en ontvangen tot verwerking en archivering. Bovendien heeft u en uw klant altijd online toegang tot alle documenten. Digitale communicatie betrekt klanten meer in het proces en geeft hen meer verantwoordelijkheid. Zo verhoogt IntraOffice de kwaliteit van uw dienstverlening én de klanttevredenheid.

Eigenschappen en voordelen:

• Procesoptimalisatie: tijdwinst, centralisatie en kwaliteitsverhoging;

• Kostenbesparing: geen papier, print, porto en fysieke handelingen;

• Duurzaam: 100% papiervrij;

• Device-onafhankelijk: pc, tablet, smartphone.

Meer informatie

Wilt u meer informatie over de mogelijkheden van de Signing Service van Solipsis Document Management? Neem dan vrijblijvend contact op met onze specialisten van IntraData, telefoonnummer 020-316 02 50 of via e-mail info@intradata.nl