Weg met pen en papier in de flexbranche!

Stel: jij, intercedent bij een uitzendbureau, krijgt op woensdag van een nieuwe klant de vraag om een administratief medewerker te zoeken voor 20 uur per week, voor een periode van 3 maanden. Wat een cadeautje, die opdracht wordt je in je schoot geworpen. O ja: graag volgende week woensdag starten… Jouw antwoord: Tuurlijk! Regel ik voor je!

You’re on fire!

Je gaat direct aan de slag: je netwerk bellen, searchen op LinkedIn. Diezelfde dag heb je drie geschikte kandidaten gevonden, die ook nog eens alle drie vrijdag al op gesprek kunnen komen. Dat gaat lekker! Na de gesprekken word je gebeld door de klant. Hij is enthousiast over één van de drie kandidaten, je kunt het papierwerk in orde gaan maken. Je belt de kandidaat met het goede nieuws, stemt alle voorwaarden af en… dan is het alweer 17u geweest en ga je met je collega’s aan de vrimibo!

Alleen nog even tekenen…

Maandagochtend maak je de arbeidsovereenkomst en de opdrachtbevestiging voor de klant in orde. Beide stuur je ter ondertekening per mail aan kandidaat en klant. Aan het einde van de dag belt de kandidaat: ze heeft geen printer, dus ze kan de overeenkomst niet tekenen. Of je het niet per post op kunt sturen? Woensdag zou ze al beginnen, dat wordt krap! In de tussentijd vraag je je af of je de opdrachtbevestiging al getekend retour hebt ontvangen? Je loopt je mailbox nog eens na: nee, nog niets ontvangen van de klant. Even nabellen.

Pas dinsdagmiddag krijg je de secretaresse van jouw contactpersoon bij de klant telefonisch te pakken. De bevestiging ligt al geprint in de tekenmap, maar helaas lukt het niet meer om vanmiddag te tekenen, dat wordt woensdag. De kandidaat kan gewoon starten op woensdagochtend hoor, er is al een bureau vrijgemaakt!

Kan dat nou niet makkelijker?

Tja… de kandidaat laten starten zonder getekende opdrachtbevestiging, en zonder dat het arbeidscontract is getekend? Een mondelinge overeenkomst is ook rechtsgeldig, en daarbij is de klant natuurlijk koning, dus dat zal wel goedkomen. Maar toch… het zou toch een stuk professioneler zijn richting klant én kandidaat als alles van tevoren op orde zou zijn? Het zou jou in ieder geval veel tijd en stress besparen als dit proces gemakkelijker en vooral sneller zou kunnen.

Het goede nieuws is: dat kan!

Met de Digitale handtekening van IntraData – onderdeel van de Solipsisgroep – kunnen overeenkomsten snel, eenvoudig én veilig digitaal ondertekend worden op smartphone, tablet, laptop of pc. Veel handmatige handelingen zijn dan niet meer nodig, zoals printen, met de pen ondertekenen en terugsturen per post of e-mail. Het ondertekenproces verloopt hierdoor aanzienlijk eenvoudiger en sneller.

Papier vs digitaal

100% rechtsgeldig

Digitale handtekening is een methode voor het digitaal onweerlegbaar bevestigen van digitale informatie. Een digitale handtekening bestaat uit 3 onderdelen:
1. Het zekerstellen dat informatie niet door derden veranderd is nadat de informatie tot stand is gekomen;
2. De identiteit te bevestigen van degene(n) die de informatie heeft/hebben ondertekend;
3. Een vastlegging van de tijd vast waarop de informatie is bekrachtigd.

De combinatie van de resultaten vormt de basis van de digitale handtekening, die is vastgelegd in de Europees eIDAS verordening (Electronic IDentification Authentication and trust Services).

Hoe werkt de Digitale handtekening?Hoe werkt de digitale handtekening

Een ondertekenaar ontvangt een e-mail met daarin het bericht dat er documenten klaarstaan die, bij akkoord, ondertekend dienen te worden. Na identificatie met een sms-code worden de documenten in de browser getoond op de smartphone, tablet of laptop en pc. Van hieruit kunnen documenten in enkele klikken eenvoudig worden gelezen en bij akkoord digitaal worden ondertekend met een tweede sms-code. Na het akkoord worden de documenten volledig geautoriseerd voorzien van de digitale handtekening en in een ondertekende versie digitaal beschikbaar gesteld aan de ondertekenaars. Het gehele ondertekenproces is via een portaal te volgen, waarmee de ondertekenstatus van de ondertekenaars op ieder moment real-time is in te zien.

Eenvoudig in gebruik te nemen

De Digitale handtekening van IntraData is een end-to-end oplossing, wat betekent dat deze eenvoudig in gebruik te nemen is. Eenvoudig vanuit de Cloud, direct beschikbaar en desgewenst via onze standaard API te koppelen met de eigen backoffice applicatie.

Kostenbesparend

Hoe meer documenten jouw organisatie op dit moment verstuurt ter ondertekening, hoe meer kosten je kunt besparen met de Digitale handtekening. Je bespaart niet alleen de portokosten en kosten voor printen en papier, maar óók veel tijd met de Digitale handtekening.

Wil je weten wat IntraData voor jouw organisatie kan betekenen? Neem dan contact op met Simon Kornblum via 020-316 02 50 of simon.kornblum@intradata.nl.

Reacties zijn gesloten.